Procedure Erasmus +

(basate sulle indicazioni fornite dalla Commissione Europea, dall’Agenzia Nazionale Erasmus + e dagli uffici centrali di Mobilità dell’Ateneo di Genova)

e di mobilità internazionale


Al momento della presentazione della domanda di partecipazione al bando Erasmus + gli studenti devono avere già visionato l’offerta formativa presso le sedi straniere dove intendono recarsi.

Inoltre, gli studenti vincitori di Borsa Erasmus + devono:

  1. notificare allo Sportello dello Studente il periodo in cui intendono recarsi all’estero, informazione che l’Ufficio deve inviare alle sedi ospitanti nella fase di ‘Nomination’ degli studenti vincitori;
  2. comunicare, entro la scadenza prevista e seguendo l’apposita procedura, la loro eventuale accettazione, o rinuncia alla Borsa sia all’Ufficio centrale della Mobilità di Piazza Nunziata civ. 6 sia allo Sportello dello Studente;
  3. seguire la tempistica e le istruzioni della sede ospitante per l’inoltro dell’Application;
  4. concordare con il proprio Referente Erasmus e con il Coordinatore di CCS il Learning Agreement, per Studio o per Traineeship, e compilarlo in tutte le sue parti e firmarlo, farlo quindi firmare dal Referente dell’Accordo Bilaterale, o dal Referente di Dipartimento (su delega del Coordinatore di CCS), e dal Coordinatore straniero.

In particolare, occorre compilare propriamente:

  1. le tabelle A e B del Learning Agreement ‘ai fini di Studio’, dove vengono indicate, nella tabella A, le attività formative che si seguiranno all’estero e, nella tabella B, la loro corrispondenza con le attività formative del proprio Piano di studio. A questo proposito, NON si possono autorizzare esami da sostenere ‘parzialmente’ all’estero da ‘integrare’ al rientro in Italia, infatti, NON è richiesta una diretta corrispondenza dei crediti esteri con i nostri CFU, in quanto, il docente può autorizzare il riconoscimento di attività formative da sostenere all’estero con un numero di crediti diversi da quelle previste dal Piano di studi dello studente, basandosi principalmente sul programma dell’esame che lo studente intende sostenere all’estero e sul numero di ore di lezione ivi previsto. A questo proposito, sarà cura dello studente stesso presentare al proprio docente il programma dell’esame straniero. In alternativa, è stato creato il codice 88790, ‘esami fuori sede’, per il riconoscimento dei crediti acquisiti in Erasmus indicando solo la Tipologia, il SSD ed il numero di CFU, in quei casi in cui le attività formative che verranno seguite all’estero non hanno una precisa corrispondenza con le attività formative del Piano di studio dello studente o con la nostra offerta formativa;
  2. nel Learning Agreement for ‘Traineeship’ è importante compilare la finestra ‘The traineeship is embedded in the curriculum’ se lo studente non è ancora laureato, indicando anche il numero di CFU che verranno riconosciuti come ‘Tirocinio o Prova Finale’, mentre occorre compilare la finestra ‘The traineeship is voluntary’ se lo studente è un neolaureato.
  3. presentare un Piano di studi conforme al Learning Agreement approvato, utilizzando la piattaforma ‘Campus One’, inserendo anche i codici ed i relativi CFU delle attività formative riportate nella tabella B del Learning Agreement.

Si fa inoltre presente che:

  1. Il Learning Agreement e relative, eventuali modifiche, devono essere approvati dal competente CCS, meglio se prima della firma del Coordinatore straniero. Si precisa che l’attività di Tirocinio nell’ambito del Programma Erasmus + ‘For Studies’ non può essere l’attività prevalente, che consiste nello studio.
  2. Il Learning Agreement, datato e completo di tutte le firme previste, deve essere presentato in originale o deve essere fatto inviare per e-mail direttamente dalla sede ospitante, allo Sportello dello Studente ed in copia al proprio Coordinatore.
  3. La stessa procedura va seguita in caso di Modifiche, ‘Changes’ al Learning Agreement originale, e le stesse si devono riflettere sul piano di studi. In questo caso occorre compilare sia la tabella C sia la tabella D dei Changes dove le attività formative ‘eliminate’/’deleted’ avranno valore negativo nel conteggio dei CFU. A questo proposito si precisa che nel caso in cui vengano modificate solo le attività formative da seguire presso l’Università straniera ma non le corrispondenti attività riconosciute presso il nostro Ateneo non occorre compilare la tabella D ma basterà aggiungere la nota “No changes, refer to table B”.
  4. Gli studenti Erasmus devono inviare, entro 5 giorni dall’immatricolazione presso l’Università ospitante, o dall’arrivo presso la sede di tirocinio, il ‘Certificate of Arrival’ alla Mobilità di Piazza Nunziata, 6.
  5. Al termine del periodo di soggiorno Erasmus ‘For Studies’, devono consegnare in originale, oppure, far inviare direttamente dalla sede ospitante, il ‘Certificate of Attendance’ alla Mobilità di Piazza Nunziata, 6, mentre il Transcript of Records deve essere consegnato in originale, o fatto inviare direttamente dalla sede ospitante allo Sportello dello Studente, ed in copia al proprio Coordinatore di CCS, per la relativa delibera di riconoscimento dell’attività formativa conclusa all’estero, dei relativi CFU, nonché per la conversione dei voti. Il CCS ha la facoltà di riconoscere, eventualmente, anche esami riportati sul Transcript of Records ma non inseriti nel Learning Agreement, o eventuali Attestati di Lingua, come ‘Altre Attività’, mentre, tutti i voti degli esami superati e riportati sul Transcript of Records, corrispondenti ad insegnamenti inseriti nel Learning Agreement, devono essere riconosciuti allo studente il quale ha solo la facoltà di rifiutare un voto prima che venga trascritto sul Transcript of Records, se l’Università d’accoglienza lo consente. Nel caso di mobilità che preveda esclusivamente attività di preparazione alla tesi, o di tirocinio nell’ambito del Programma ‘Erasmus for Studies’, occorre un Attestato finale che certifichi l’attività svolta, se non verrà documentata dal Transcript of Records.
  6. Al termine del periodo di soggiorno Erasmus ‘for Traineeship’, devono consegnare il ‘Certificate of Attendance’ e la pagina ‘After the Mobility’, debitamente compilata, datata e firmata dal Tutor straniero, con le stesse modalità sopra menzionate.
  7. L’approvazione finale dei crediti e dei tirocini acquisiti all’estero spetta quindi ai CCS, ai quali verrà inviata la documentazione dallo Sportello. La delibera finale del CCS relativa ai punti 5 e 6 deve essere trasmessa dal Coordinatore del CCS, o da chi per lui, allo Sportello dello Studente che invierà tutta la documentazione necessaria, Learning Agreement, eventuali ‘Changes’ e Attestato finale, alle Segreterie degli Studenti che provvederanno a caricare gli esami sostenuti all’estero ed i relativi voti nella carriera dello studente, inoltre, lo Sportello dello Studente si occuperà della rendicontazione.
  8. Per i neo-laureati l’attività svolta all’estero verrà riportata quale ‘Addendum’ al Diploma Supplement.
  9. Tutti i documenti e le istruzioni sulle scadenze sono contenuti anche nel KIT dello Studente Erasmus che l’ufficio Mobilità di Piazza Nunziata, 6 consegna a tutti i vincitori di Borsa, e che è anche reperibile sul sito.
  10. Gli studenti in Erasmus possono rientrare, solo in casi eccezionali, per sostenere esami presso il nostro Ateneo, previa autorizzazione del Coordinatore del competente CCS a cui lo studente deve preventivamente inviare motivata istanza, specificando la data dell’esame che intende sostenere.
  11. Gli studenti in Erasmus devono superare almeno un esame, o conseguire i crediti di ‘Altre Attività’ inclusi nel Learning Agreement, per la validità della mobilità e della relativa Borsa Erasmus, eccetto i ‘tesisti’ che devono presentare l’attestazione dell’attività di preparazione alla tesi svolta.
  12. I Docenti devono sempre segnalare allo Sportello dello Studente tutti gli studenti in mobilità, soprattutto su Accordi Extra-LLP, di Cooperazione Accademica e CINDA e devono sempre richiedere la compilazione ed approvazione del Learning Agreement e la presentazione del Transcript of Records finale, che devono essere trasmessi allo Sportello dello Studente, con le stesse modalità dell’Erasmus, congiuntamente alla delibera finale di riconoscimento dell’attività svolta all’estero del competente CCS.
Infine, si fa presente che le Università straniere che firmano gli Accordi Bilaterali di Mobilità Erasmus + non possono richiedere tasse di iscrizione agli studenti Erasmus, né impedirne l’immatricolazione, anche nel caso di mobilità Erasmus per Traineeship: eventuali problematiche di questo tipo devono essere segnalate allo Sportello dello Studente.

Procedure per gli studenti in mobilità in entrata


Gli Studenti stranieri Incoming su Programmi di Mobilità Internazionale devono:

  1. Per prima cosa procedere con la nostra Application on-line entro le scadenze prestabilite per il primo e secondo semestre;
  2. Immatricolarsi:
    1. gli studenti Erasmus + e quelli su Accordi Extra-LLP in Entrata si devono recare per prima cosa all’Ufficio di Mobilità di Piazza Nunziata, 6 per l’iscrizione presso il nostro Ateneo;
    2. gli studenti in Entrata partecipanti al Programma CINDA devono recarsi all’Ufficio SASS di Piazza Nunziata, 6;
    3. gli studenti in Entrata su Accordi di Cooperazione Accademica all’Ufficio delle Attività Internazionali per la Didattica di Piazza Nunziata, 6.
    Gli Uffici sopra menzionati indirizzeranno gli studenti stranieri in Entrata allo Sportello dello Studente della Scuola dove essi dovranno consegnare il loro Learning Agreement, approvato dal Coordinatore straniero e dal nostro Coordinatore, congiuntamente a copia della stampa della loro immatricolazione. Lo Sportello si occupa di caricare gli esami riportati sul Learning Agreement, ed eventuali ‘Changes’, approvati, sul Piano di Studi on-line dello studente in Entrata.
  3. Devono ritirare il proprio badge presso la Segreteria degli Studenti della Scuola di Scienze MFN.
  4. Possono, inoltre, richiedere al Coordinatore la firma sul Certificate of Arrival e sul Certificate of Attendance. A questo proposito la data di arrivo si evince dalla stampa dell’immatricolazione: tale data di arrivo deve essere riportata anche sul Certificate of Attendance, congiuntamente alla data prevista di fine Erasmus, in pratica il giorno dopo l’ultimo esame che devono sostenere.

Prima della partenza:

  1. Gli Studenti Incoming per Studio devono recarsi alla Segreteria degli Studenti della Scuola di Scienze MFN per richiedere il loro Transcript of Records, non viene invece compilata la pagina ‘After the Mobility’ del loro Learning Agreement for Studies.
  2. Gli Studenti Incoming per Training invece possono farsi compilare e firmare dal Coordinatore la pagina ‘After the Mobility’ del loro Learning Agreement for Traineeship, o, in alternativa, farsi rilasciare un’Attestazione dell’attività svolta.
  3. Infine, se richiesto dalla loro Università, devono farsi compilare e firmare il Certificate of Attendance dal Coordinatore del Corso di Studi o dal Referente di Dipartimento (su delega del Coordinatore di CCS).